Электронный документооборот

Немногие знают что такое электронный документооборот, данная статья поможет вам сформировать базовые знания о электронном документообороте без углубления в специальные термины и сложные вопросы.

Электронный документ — это некая информация хранящаяся в электронном виде (т. е. На компьютере).

Электронный документооборот или ЭДО — это способ организации документов, так, что все или бОльшая часть их них находится в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота или СЭД — программное обеспечение, с помощью которой организовывают работу с электронными документами и взаимодействие сотрудников.

Что бы определить нужна или нет вам СЭД, то ответьте на следующие вопросы:

вы точно знаете, где в этот момент находится документ выпущенный вами на согласование?
Вы можете быстро найти нужный вам документ если разговариваете с клиентом лично или по телефону?
Можете ли вы точно сказать, какие поручение на данный момент выполнены, а какие просрочены?

Даже если вы ответили утвердительно хотя бы на один вопрос, то стоит задуматься о приобретении СЭД

Плюсы ЭДО:
1. Сокращение временных затрат — все рутинные действие (поик, создание, согласование и прочее) выполнять становится гораздо быстрее.
2. Прозрачность бизнес-процессов. ЭДО дает возможность отслеживать все этапы выполнения бизнес-процессов, в любой момент знать на каком этапе рассмотрения/утверждени и пр. находится документ.
3. Соответствие все требованиям ISO 9000. Программа сама будет следить за соблюдением все стребований стандарта.